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2021年07月05日
[Webサービス][サーバー]
2021年最新版！クラウドストレージサービスを使うメリット、選択のポイント、おすすめ9社の比較をプロが解説！
以前に比べて働き方も多様化し、テレワークなどを選択する人も増えています。自宅やサテライトオフィスなどで働くためにノートパソコンだけでなく、USBメモリやHDDを持ち歩くのも大変です。また、同じ部署のメンバー間でのデータのやり取りの問題もあります。そんな悩みを解決してくれるのがクラウドストレージです。
クラウドストレージは、ファイル共有が簡単で社内外を問わずアクセスが可能になり、低コストでの運用が可能です。どのサービスを選択していけばよいのか、機能やコストなど主要なポイントを踏まえながら、クラウドストレージサービスの選び方を解説していきます。
クラウドストレージとは
クラウドストレージとはインターネット上にデータを保存しておける場所です。パソコン内のストレージを使用しなくても大切なデータを保存しておけます。最近では取り扱うデータの容量が大きくなり、各個人のパソコンのストレージだけでは不足することがあります。クラウドストレージを使用すれば、USBメモリなどの物理的なストレージも必要ありません。
クラウドストレージは、「オンラインストレージ」、「ファイルストレージ」、「ファイル・ホスティング」と呼ばれることもありますが、ほぼ同じサービスです。無料の個人向けから企業向けのセキュリティに特化したものなど、多種多様なサービスがあります。
クラウドストレージの使い方
身近な例としては、スマートフォンなどで撮影した写真を預かってくれるサービスを利用している方は多いと思います。端末本体とクラウドストレージにデータが保存され、URLを送ることで他人とシェアすること可能です。また、機種変更や端末の故障にそなえて、大切なデータをバックアップしておき、新しい端末への移行をスムーズにすることもできます。
ビジネス利用でのメリットは、複数人・複数デバイス間でのファイル共有ができることです。
クラウドストレージ導入による4つのメリット
データの集約
社内の各部署で異なるバージョンが存在すると、混乱を招いたり、食い違いがあり、何度も確認を取ることになり、余分な作業が増えてしまいます。そんな無駄な作業も、クラウドストレージに集約されることで、部署ごとの相違がなくなりバージョン違いによるトラブル発生を回避できます。
「ファイルを重複して作成する」などのムダな作業が減り、業務の効率化が期待できます。常に、最新のバージョンが提供できれば、「取引先に渡した後でデータが古かった」といったミスの心配もありません。
データ管理は業務の基本ですが、クラウドストレージの活用により、管理の手間が軽減されます。
自動バックアップ
データの消失は、企業にとって大きな損害に結びつくリスクです。場合によっては、業務の継続が困難になる可能性も考えられます。
クラウドストレージでは、自動バックアップ機能が提供されているサービスもあります。そのため、データ消失の恐れを軽減でき、端末の故障や急な停電などが発生しても、自動バックアップ機能があれば、大きなダメージを回避できるので安心です。
バックアップ作業にかかる時間の節約と、データ消失に対するプレッシャーからも解放され、社員の負担も減らすことが期待できます。
物理的な場所に保管されるわけではないため、万一災害などが発生したときでも、重要データは守られます。
共同作業が容易になる
クラウドストレージを使うことで、ファイルの共有や共同編集が簡単になります。Web会議システムなどを併用すれば、コミュニケーションを取りながら同じファイルにアクセスし、双方からの更新が可能です。
メール添付でファイルを送った場合は、受け取ったファイルを編集しても他の人のファイルには反映されません。しかし、クラウドストレージの場合には、編集がそのまま反映されるため、食い違いがありません。
更新が瞬時に反映されるので、意見交換や次の作業手順の確認もリアルタイムで行えます。離れた場所にいても、まるで同じ机上で作業をするようにオンライン上で作業できます。クラウドストレージによって、距離感を意識しない作業進行が実現し、テレワークなどもスムーズに行えます。
アクセス権限を付与できるので、閲覧のみ、編集可能など、権限を限定することもできます。また、バージョン履歴を残せるため、いざというときはファイルの復元も可能になります。
アクセスの場所を選ばない
クラウドストレージは、アクセス可能であれば、誰でも、どこでもファイルの閲覧・編集ができます。
イントラネットのサーバなどとは異なり、インターネットを使える環境であれば、どのデバイスからでもファイルにアクセスできます。メモリスティックのような媒体を使わないため、携帯し忘れや置き忘れ、盗難といった心配もありません。
出張先や営業先で必要書類が見当たらない……といったこともありません。ホテルなど宿泊先でも、簡単にアクセスすることができます。
どこにいても参加プロジェクトの進捗状況を確認できるため、出張先などから戻っても、話題にズレが生じず時間的なロスもなくなります。
クラウドストレージサービスを選ぶ4つのポイント
クラウドストレージを利用するメリットはたくさんあります。しかし、実際に導入を考えたとき、数多くあるサービスからどれを選べば良いのか迷ってしまいます。クラウドストレージを選ぶ主なポイントを紹介します。
1. 費用
クラウドストレージの使用を開始すると、データ量はどんどん増えて行きます。無料で運用できるサービスもありますが、企業で使用するにはすぐに容量不足になる可能性もあります。あわててサービスを変更するのも手間と時間がかかります。
クラウドストレージの多くは有料プランを用意しています。月単位・年単位で料金が発生しますので、あらかじめ「どのくらいの容量が必要か」など、最適なプランを検討する必要があります。必要となるデータ容量やアクセス数によって料金が変わるサービスもあるので注意してください。
2. 容量
費用でもふれましたが、ビジネスで扱うデータは日々増えていきます。そのため、「自社にとって十分なデータ容量が提供されているのか」の確認は絶対に必要になります。保存容量はもちろんのこと、見落としがちなのがアップロード・ダウンロード時の容量制限です。
例えば、動画や大量の画像ファイルを日常的に扱う業種の方は、「作業に支障が出ないか」を十分に考慮してください。万が一、「分割しなければアップロードできない」といった事になると、業務効率の低下を招きかねません。
3. セキュリティ
企業がクラウドストレージに預けるデータには、業務上の機密や個人情報といった重要な情報が含まれるケースもあります。
外部からの侵入による情報漏洩が起これば、企業としての信用を損なうことになりかねません。また、物理的障害が発生し、サービスが停止する事態となれば、業務がストップすることも。最悪の場合、データ消失も考えらます。
これらのセキュリティリスクに対して、二重三重の備えを施し、顧客のデータ保全を確保しているサービスであることが絶対条件になります。
4. デバイスへの対応
最近は、パソコンよりもスマートフォンを使用して仕事をする人が増えています。クラウドストレージは対応するデバイスの種類が豊富なサービスが多いですが、スマートフォンやその他のモバイルデバイスでも簡単に操作できることも大切になります。デバイス間の連携をスムーズにする役割も担います。
おすすめオンラインストレージ
Google Drive
Google Drive(グーグルドライブ) は、Google社が提供する企業向けグループウェア「Google Workspace」に含まれるオンラインストレージサービスです。1人当たり680円のGoogle Workspace」アカウントで、30GBのストレージ容量が使えます。またGmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトなどが含まれ、コストパフォーマンスが良いのが特徴です。
料金プラン（月額）
• 680円/1名（Business Starter）：30GB
• 1,380円/1名（Business Standard）：2TB
• 2,040円/1名（Business Plus）：2TB
• 要問合せ（Enterprise）：必要に応じて増やせる保存容量
OneDrive for Business
OneDrive（ワンドライブ） は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。
料金プラン（月額）
• 540円/1名（OneDrive for Business (Plan 1)）：1TB
• 1,090円/1名（OneDrive for Business (Plan 2)）：1TB+高度なセキュリティ機能
• 1,360円/1名（Office 365 Business Premium）：1TB+高度なセキュリティ機能+Officeアプリケーション
Dropbox Business
Dropbox(ドロップボックス) は、ドロップボックス社が提供する、世界50万チーム以上で導入されていて、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。
料金プラン（月額）
• 1,500円/1名あたり（Standard）：5TB
• 2,400円/1名あたり（Advanced）:必要に応じて容量を追加可能
Fleekdrive
Fleekdrive(フリークドライブ) は、企業向けのセキュアで利便性の高いクラウド型ファイル共有サービスです。文書管理機能、処理の自動化機能など、ファイル共有に伴う豊富な機能と、強固なセキュリティ機能を提供します。
料金プラン（月額/税込み）
• 500円/1名あたり（Team）：10GB
• 1,500円/1名あたり（Business）：200GB
• 4,000円/1名あたり（Enterprise）：容量無制限
box
box(ボックス) は、世界で10万社以上が利用しているセキュリティ重視のクラウドストレージツールです。使いやすさとセキュリティを兼ね備えた単一のプラットフォームで、ファイルの作成から共有、共同編集、署名、分類、保存まで、コンテンツのライフサイクル全体をサポートしています。
料金プラン（月額）
• 550円/1名あたり（Starter）：100GB
• 1,800円/1名あたり（Business）：容量無制限
• 3,000円/1名あたり（Business Plus）：容量無制限、組織全体のコンテンツ管理を可能
• 4,200円/1名あたり（Enterprise）：容量無制限、高度なコンテンツ管理とデータ保護を可能に
セキュアSAMBA
セキュアSAMBA は、スターティアレイズ社が提供する法人向け国産オンラインストレージです。操作が簡単でとにかく使いやすく、ユーザー数無制限の料金プランもあります。
料金プラン（月額）
• 無料/〜3名（フリープラン）：5GB
• 15,000円/無制限（ライトプラン）：100GB
• 35,000円/無制限（ビジネスプラン）：500GB
Bizストレージ ファイルシェア
Bizストレージ ファイルシェア は、NTTコミュニケーションズ社が提供する、法人向けファイル転送・オンラインストレージサービスです。Webブラウザーだけで「2GBの大容量ファイル」や「機密情報」をやり取りでき、豊富なセキュリティ機能と安定性が特徴です。
料金プラン（月額）
• 16,500円から/1〜10,000名
※1GB〜1TBまで、ディスク容量に合わせて料金変更
DirectCloud-BOX
DirectCloud-BOX(ダイレクトクラウドボックス) は、ダイレクトクラウド社が提供する、法人向けに特化したファイル送受信、ファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。人数無制限で利用でき、導入に伴い使用人数が増加しても問題なく使えます。
料金プラン（月額）
• 10,000円/無制限（ベーシック）：100GB
• 30,000円/無制限（スタンダード）：500GB
• 90,000円/無制限（ビジネス）：3TB
• 180,000円/無制限（プレミアム）：10TB
• 300,000円/無制限（エンタープライズ）：30TB
KDDI ファイルストレージ
KDDI ファイルストレージは、KDDI社が提供する、法人向けファイルストレージ・クラウドストレージ・オンラインストレージサービスです。提案資料や画像、動画ファイルなどがさまざまなデバイスからいつでもどこでも最新のデータを確認・共有することができ、業務のスピード向上を実現します。
料金プラン（月額）
• 330円/1名（ID単位コース）：10GB
• 76,780円/〜300名（容量単位コース）：10GB
• 198,000円/〜1,000名（容量単位コース）：100GB
• 660,000円/〜5,000名（容量単位コース）：1TB
※容量追加オプションあり
まとめ
クラウドストレージと言っても、それぞれに特長があります。ご自分のビスネスや用途に最適なサービスを選ぶことでテレワークなどの生産性を上げることができます。メリットをデメリットをしっかりと把握して慎重に選んでください。
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kayama
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